Audit Interno: strumento per valutare conformità ed efficacia

1. Qual è l’utilità degli audit di Prima Parte?

La risposta è da ricercare nelle norme di sistema (UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, ecc.)

Infatti, nella norma UNI EN ISO 9001:2015, al Par. 9.2.1 è scritto questo:

“L’organizzazione deve condurre, a intervalli pianificati, audit interni allo scopo di fornire informazioni per accertare se il sistema per la qualità:

• è conforme ai:
  1. requisiti propri dell’organizzazione relativi al suo sistema di gestione della qualità;
  2. requisiti della presente norma internazionale.
• è efficacemente attuato e mantenuto.”

La norma UNI EN ISO 14001:2015, relativa ai sistemi di gestione ambientale, nello stesso paragrafo e grazie alla HLS, riporta le stesse e identiche parole.

Quindi, l’utilità degli audit di prima parte è quella di accertare che il sistema (per la qualità, per l’ambiente, per la sicurezza, ecc.) sia conforme ai requisiti ed efficacemente attuato e mantenuto.

2. Sistema di gestione conforme ai requisiti

Accertare la conformità ai requisiti significa confrontare ciò che realmente accade in un’Organizzazione, con i requisiti:

1. specificati dall’organizzazione, cioè quelli che essa stessa ha stabilito e formalizzato all’interno delle procedure gestionali di sistema;
2. cogenti applicabili, cioè quelli che non sono stati stabiliti dall’organizzazione ma obbligatori in quanto, appunto, cogenti;
3. della norma di sistema (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ecc.), cioè quelli che rendono un sistema di gestione standardizzato.

Il ruolo dell’auditor, in questo caso, è quello di monitorare l’effettivo soddisfacimento di tutti i requisiti e formalizzare la sua valutazione in un Rapporto di Audit Interno che sarà, poi, oggetto di discussione ed analisi durante il Riesame della Direzione.

In definitiva, quindi, l’auditor di Prima Parte, alla luce del suo primo obiettivo, che è quello di “Accertare la conformità”, deve accertare che, quanto stabilito dall’organizzazione e dalla norma di sistema, corrisponde a quanto effettivamente accade nei rispettivi processi.

3. Sistema di gestione efficacemente attuato e mantenuto

Il secondo obiettivo per cui un audit di prima parte si rende utile è la valutazione dell’efficacia.

4. Quando, un auditor di prima parte, può dire che un sistema è efficacemente attuato e mantenuto?

Quando un sistema di gestione, oltre ad essere conforme, rappresenta anche un valore aggiunto per l’organizzazione.

Per intenderci, esistono organizzazioni che, malgrado investano importanti somme di denaro per l’implementazione di un sistema di gestione, ne fanno dello stesso un faldone di fogli debitamente compilato e firmato all’occorrenza ed esibito solo in occasione degli audit.

Un auditor di prima parte che si imbatte in una situazione simile, può eventualmente riscontrare la conformità del sistema ma non la sua efficacia.

Quindi, dopo aver accertato che ciascun punto della norma di riferimento sia stato rispettato, è bene che un auditor di prima parte verifichi che le modalità con cui l’organizzazione gestisce ciascun area aziendale siano effettivamente utili per raggiungere gli obiettivi di miglioramento oppure no.

Sono, quindi, utili domande del tipo:
” Questa procedura serve davvero? ”
” Questi documenti sono superflui e ridondanti? ”
” Questo processo risulta essere fluido o inopportunamente complicato? ”
” Questo modo di procedere è corretto oppure esistono alternative più brevi? ”

Lo svolgimento dell’audit in questo caso non si basa soltanto sul confronto tra le evidenze dell’audit ed i criteri di riferimento ma richiede anche un’attenta analisi di opportuni indicatori.

Sicuramente, per un auditor giovane e più inesperto sarà più difficile condurre audit di valutazione dell’efficacia. Egli, infatti, sarà più portato a condurre audit di pura conformità. Al contrario, un auditor più esperto, con più anni di lavoro alle spalle e con una maggiore conoscenza dell’organizzazione e dei suoi processi, saprà coniugare in maniera abbastanza naturale la verifica della conformità con la verifica dell’efficacia.

5. In conclusione:

• l’audit interno è uno strumento utile per valutare la conformità e l’efficacia di un sistema di gestione;
• valutare la conformità di un sistema di gestione significa verificare che tutti i punti della norma di riferimento siano stati soddisfatti;
• valutare l’efficacia di un sistema di gestione significa verificare che quanto stabilito nell’implementazione del sistema sia effettivamente utile per il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento continuo;
• un sistema di gestione può essere conforme ma non efficace e questo, generalmente, è indice di un sistema statico, che non funziona come dovrebbe e che non apporta valore aggiunto all’organizzazione.

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Articolo di: Alessandra Mariano, aggiornato al 26 gennaio 2023