“Documenti e registrazioni“, in realtà, non sono termini del tutto corretti quando si parla di norme ISO nella loro versione più recente.
Infatti, nelle nuove versioni delle norme ISO non esiste più la distinzione tra documenti e registrazioni ma i due termini convergono in un’unica espressione che li definisce “INFORMAZIONI DOCUMENTATE“.
1. Cosa si intende per “Informazione Documentata”?
L’espressione “informazione documentata” è stata introdotta come elemento della HLS (Struttura di alto livello) e, per questo motivo, risulta una caratteristica comune a tutte le norme di sistemi di gestione, nella versione più recente.
Essa viene utilizzata per identificare qualcosa in grado di comunicare un messaggio, fornire evidenza, condividere conoscenze, ecc.
2. Cosa hanno in comune le “informazioni documentate” con i “documenti e le registrazioni”? E quali sono, invece, le differenze?
I documenti contengono informazioni utili per svolgere attività, prendere decisioni e capire come agire. Essi sono soggetti a revisione ed aggiornamento periodici, soprattutto in corrispondenza di modifiche significative al sistema.
Esempi di documenti: procedure, istruzioni operative, politica, manuale, ecc.
Nelle precedenti versioni, le norme ISO al termine “documento” associavano il verbo “mantenere“.
Le registrazioni contengono informazioni che “raccontano una storia”, raccontano, cioè, come si sono svolte determinate operazioni nel tempo. I loro contenuti, infatti, servono a ricostruire dei fatti accaduti. Esse non sono soggette a revisioni periodiche poichè non è possibile modificare dei fatti già accaduti. Devono, però, essere conservate.
Infatti, la precedente versione della norma associava al termine “registrazione” il verbo “conservare“.
Esempi di registrazioni: registri, elenchi, verbali, fatture, ddt, ecc.
Nell’espressione “informazioni documentate” convergono entrambe le definizioni.
3. Quando un’informazione documentata deve assumere il valore di un documento e quando di una registrazione?
Le nuove norme ISO, nel parlare in modo generico di “informazioni documentate” non contiene una netta distinzione in tal senso. Lascia, quindi, la libertà di scelta all’organizzazione.
La norma, invece, pone particolare enfasi sulla corretta applicabilità dei requisiti relativi alle informazioni documentate elettronicamente e/o tramite web. Questi ultimi formati, infatti, sono assolutamente ammessi, purché diano evidenza di conformità al requisito della norma a cui sono associati.
In definitiva, la scelta tra un’informazione documentata in forma di “documento” oppure in forma di “registrazione”, spetta all’organizzazione, la quale deciderà, in base alle proprie esigenze, quale tipologia di informazione documentata può essere utile per lavorare meglio.
Se fino al 2015 abbiamo trovato sistemi di gestione della qualità molto simili tra loro, formati da un manuale, almeno sei procedure (quelle obbligatorie) e un certo numero di registrazioni, con l’introduzione della nuova norma DOVREMMO trovare sistemi differenti a seconda delle diverse realtà, delle particolari esigenze e della tipologia di attività svolta.
4. Come si fa a decidere quali documenti, interni o esterni, debbano rientrare all’interno di una gestione documentale controllata?
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Articolo di: Alessandra Mariano, aggiornato al 27 gennaio 2023
