In questo articolo ci occupiamo dei requisiti che le informazioni documentate devono rispettare, indipendentemente dalla natura dell’informazione che sono destinate a contenere.
Nel punto 7.5.2 “Creazione e aggiornamento”, della norma UNI EN ISO 9001:2015, a proposito delle informazioni documentate, la norma chiede all’organizzazione di assicurare:
a) identificazione e descrizione (per esempio titolo, data, autore o numero di riferimento)
b) formato (per esempio lingua, versione del software, grafica, ecc.) e supporto (per esempio cartaceo, elettronico)
c) riesame e approvazione in merito all’idoneità e all’adeguatezza
1. Identificazione e descrizione
In altre parole, con la lettera a) del punto 7.5.2, la norma richiede, prima di tutto, di identificare un’informazione documentata con un titolo, una data, un numero e un autore in modo da chiarire in maniera univoca quali informazioni contenga e a quali argomentazioni siano associate.
2. Formato e supporto
Con la lettera b), invece, la norma richiede che le informazioni documentate siano disponibili in un formato (linguaggio, formato grafico, versione del software) e su un supporto (cartaceo o elettronico) adatti al loro utilizzo.
Naturalmente, nel definire formato e supporto, è necessario anche garantirne l’accessibilità a chi ne ha bisogno. Per esempio, se si desidera utilizzare informazioni documentate in formato elettronico, si deve anche prevedere una postazione con un computer per le persone che hanno bisogno di consultarle. Oppure, se le persone che lavorano nell’organizzazione parlano lingue differenti, è necessario disporre delle stesse informazioni in diverse lingue, oppure accertarsi che possano essere comprese correttamente da tutti.
3. Riesame e approvazione
Infine, con la lettera c), la norma chiede di riesaminare ed approvare le informazioni documentate prima della loro emissione ed utilizzo, per verificarne idoneità ed adeguatezza, rispetto alle informazioni che devono contenere.
La norma UNI EN ISO 9001:2015, non indica CHI deve svolgere questo ruolo ma lascia all’organizzazione la facoltà di decidere.
Richiede, invece, di dimostrare la soddisfazione di questo requisito. Riesame ed approvazione di un’informazione documentata possono essere dimostrati attraverso una firma, un’approvazione esplicitamente espressa (per esempio a mezzo mail), una firma elettronica, una spunta in un documento elettronico, ecc. Anche in questo caso, la norma consente all’organizzazione di individuare la modalità più idonea alle proprie esigenze.
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Articolo di: Alessandra Mariano, aggiornato al 31 gennaio 2020
