Un primo aspetto da considerare riguarda la documentazione che deve essere costantemente aggiornata, completa e immediatamente reperibile. Tutti i documenti obbligatori ( DVR, attestati, nomine, verbali di riunione..) devono essere validi e facilmente reperibili e consultabili.
Un ruolo fondamentale è svolto dalla formazione dei lavoratori che deve essere effettivamente erogata e gli aggiornamenti periodici devono essere puntuali. Durante un’ispezione a sorpresa, infatti, l’organo di vigilanza può intervistare direttamente i lavoratori per verificare la loro conoscenza delle procedure, dei ruoli e dell’uso corretto dei DPI.
Anche l’ordine e la sicurezza degli ambienti di lavoro rappresentano un elemento oggetto di valutazione. Quindi, è necessario che i percorsi siano liberi da ostacoli, le protezioni dei macchinari siano integre, i DPI immediatamente disponibili e correttamente utilizzati e la segnaletica chiara e leggibile.
Particolare attenzione deve essere riservata alle manutenzioni e ai controlli periodici che devono essere realmente e correttamente realizzati e registrati. Gli ispettori verificano con attenzione le scadenze relative a impianti elettrici, attrezzature, apparecchi in pressione e altri dispositivi soggetti a controllo.Il rispetto puntuale di atli obblighi consente di evitare contestazioni anche di particolare gravità.
E’, inoltre, fondamentale il coinvolgimento attivo delle figure della sicurezza ( RSPP; RLS…)che devono essere consapevoli dei propri compiti, aggiornati sugli interventi effettuati, sui rischi presenti e sulle procedure adottate.
Un elemento determinante è rappresentato dalla cultura interna della sicurezza. E’ possibile affrontare serenamente un’ispezione a sorpresa solo se i lavoratori rispettano spontaneamente le regole e le procedure sono realmente applicate e non sono solo documenti formali.
Infine, una buona pratica per mantenere elevato il livello di conformità consiste nello svolgere audit interni periodici. Simulare un’ispezione consente di individuare in anticipo eventuali criticità, verificare la documentazione, effettuare sopralluoghi, controllare adempimenti in scadenza e correggere le non conformità perima che vengano rilevate dalle autorità competenti.
